Unter Ausfuhrverfahren versteht man im Allgemeinen alle Tätigkeiten und Vorgänge, die den Transport von in der EU hergestellten Waren aus seinem Zollgebiet ermöglichen.

Ein in der EU tätiger Exporteur, der Handelsbeziehungen mit Kunden aus Nicht-EU-Ländern knüpft, muss neben den logistischen und vertraglichen Aspekten für den Verkauf auch die Zollverfahren kennen, die die Warenausfuhr regeln.

Auch wenn man sich Fachleuten für die Betreuung von zollrelevanten Tätigkeiten anvertrauen kann, was in vielen Fällen empfehlenswert ist, so sollte man doch in grossen Zügen die Ausfuhrverfahren kennen, da es in jedem Fall in der direkten Verantwortung des Exporteurs liegt, die kompletten Unterlagen und richtigen Informationen bereitzustellen, die Bestandteil der bei der Ausfuhr vorzulegenden Zolldokumente sind. Es liegt im Interesse des Exporteurs, dass die Waren mit der gesamten notwendigen Dokumentation befördert wird, einschliesslich der Ursprungszeugnisse, den Genehmigungen und den Lizenzen. Ebenso wichtig ist die Kenntnis der Handelsbeziehungen mit dem Bestimmungsland, um Vergünstigungen oder Erlässe der Zollabgaben zu beanspruchen, die vom internationalen Handelsrecht vorgesehen sind.

Zwei Aspekte sind beim Ausfuhrverfahren grundlegend: jener in Verbindung mit dem Zoll und jener in Bezug auf Steuern.

Ersterer Aspekt nimmt auf die Rechtsvorschriften im Artikel 16 l. h des Zollkodex der Gemeinschaften (EWG-Verordnung 2913/1992), der die Ausfuhr definiert und die Artikel 161 und 162 des erwähnten Kodex Bezug, die sie regeln. Die Durchführungsbestimmungen des Ausfuhrverfahrens sind in den Artikeln 788 und folgende der EWG-Verordnung 2454/1993 dargelegt. Die verschiedenen Definitionen wurden im sogenannten Modernisierten Zollkodex aktualisiert, der seit 2008 (EG-Verordnung 450/2008) in Kraft ist.

Hinsichtlich des steuerlichen Aspekts wird die Ausfuhr vom Mehrwertsteuerdekret D.P.R. 633/72 (Artikel 8) geregelt. Unter den verschiedenen Regeln legt das Dekret fest, dass die Ausfuhr mit einem Zollpapier belegt werden muss: Dank der EDV-Umstellung des Verfahrens wird heute das Dokument von einer elektronischen Nachricht ersetzt, die einen eindeutigen alphanumerischen Code beinhaltet, die sogenannte Movement Reference Number (MRN).

Wer ist für die Ausfuhrverfahren verantwortlich? Selbstverständlich ist der Hauptverantwortliche der eigentliche Exporteur, der in Art. 788 der Durchführungsbestimmungen in der schon erwähnten EWG-Verordnung 2954/1993 als „die Person, in deren Auftrag eine Ausfuhranmeldung vorgelegt wird“ definiert wird. Diese Person muss zwingend mit dem Eigentümer der ausgeführten Ware übereinstimmen. Die Ware kann jedoch auch von einem vom Exporteur beauftragten Vertreter am Zoll gestellt werden; es kann sich hierbei auch um den Beförderer handeln, also um die Person, die die Ware vom Ursprungsort bis zum Zoll befördert.

Der Anmelder, der die administrativen und zollrelevanten Formalitäten im Rahmen der Ausfuhr durchführt, kann auch der Eigentümer der Ware sein oder eine von ihm beauftragte Person, die im Namen des Exporteurs handelt: Es ist also ein Zollspediteur, der ermächtigt ist, „Dritte gegenüber dem Zoll zu vertreten“.

Entschliesst sich der Eigentümer/Exporteur daher, die Erfüllung der Zollförmlichkeiten an einen Vertreter zu übertragen, ist es wichtig zu wissen, dass der benannte Vertreter im Gebiet der Europäischen Union ansässig sein muss.

Es gibt zwei Arten der Zollvertretung, die im Kodex vorgesehen sind: Die häufigste ist die direkte Vertretung, die ermächtigten Zollspediteuren vorbehalten ist, die auch innerhalb eines Zollberatungszentrums tätig sein können. Diese Fachleute müssen im Berufsregister der Zollspediteure registriert sein und eine eigene Erlaubnis besitzen, die von der Zollagentur ausgestellt wird.

Für den Eigentümer/Exporteur ist das die einfachste Lösung: Auf diese Weise übernimmt der Zollspediteur das Ausfüllen der Zollanmeldungen, natürlich immer im Namen und im Auftrag des Eigentümers, der der einzige Inhaber des Zollverfahrens mit allen Rechten und Pflichten bleibt.

Die zweite Art von Zollvertretung ist jene indirekte, bei der der Vertreter auch im Auftrag des Exporteurs handelt, aber im eigenen Namen. In diesem Fall benötigt der Vertreter keine Befähigung oder Eintrag in das Berufsregister, da er mit seinem Namen für die ausgeführte Zollanmeldung haftet, natürlich zusammen mit dem Auftraggeber.

Die EG-Verordnung 450/2008 ändert jedoch deutlich diese Vorgaben für die Vertretung, indem sie zum ersten Mal die Möglichkeit einer Liberalisierung der Zolldienste (mit Artikel 106) zulässt.

Allerdings muss man zur Umsetzung der EG-Verordnung 312/2009 ab dem 1. Juli 2010 einen alphanumerischen Code mit 15 Zeichen – den EORI (Economic Operator Registration and Identification) besitzen, um Zollhandlungen durchzuführen. Dieser Code dient der Identifikation aller, die auf gemeinschaftlicher Ebene Zollhandlungen durchführen. In Italien setzt sich dieser Code aus der USt-ID-Nummer und der Steuernummer des Exporteurs/Anmelders zusammen, dem der ISO-Alpha-2-Ländercode „IT“ vorangestellt ist.

Die Zuweisung dieses Codes erfolgt mit der ersten ausgeführten Zollhandlung, kann aber auch schon vorher angefordert werden; er muss im Feld „Spediteur/Exporteur“ der Zollanmeldung oder des Einheitspapiers eingetragen werden.

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